De privacywetgeving binnen de Stichting Alde Fryske Tsjerken
De Stichting hecht aan zorgvuldigheid in beheer en gebruik van persoonsgegevens die bij de Stichting worden
opgeslagen. De nieuwe privacywetgevind vraagt om aanvullende regels. Die delen we graag met u. Hieronder lichten
we aan de hand van enkele vragen graag toe hoe we met uw gegevens omgaan. we vragen u ook een invulbon op te
sturen. Doet u dat vooral!
Heeft de Stichting privacyregels vastgesteld?
Ja, de Stichting heeft privacyregels vastgesteld. Deze regels zijn opgeschreven in een privacyreglement en voldoen aan nationale en internationale privacywetgeving. U kunt dit vanaf ultimo 2019 inzien op de website van de Stichting. In het privacyreglement staat welke gegevens de Stichting verzamelt, waarom zij dit doet, wie toegang heeft tot uw gegevens en hoe de Stichting de informatie beschermt. Kijk bij vragen eerst in het privacyreglement.
Welke informatie over u verwerkt de Stichting?
De Stichting heeft informatie over wie u bent (naam) en uw contact- en adresgegevens. De Stichting bewaart ook gegevens van u die te maken hebben met het betalen van uw (jaarlijkse) donaties aan de Stichting.
De Stichting gebruikt uw persoonsgegevens alleen ten behoeve van de volgende doelen:
• om haar (donateurs)administratie te kunnen voeren;
• u als donateur te kunnen benaderen voor het betalen van de (jaarlijkse) donatie(s);
• u periodiek te informeren over (het werk van) de Stichting;
• u te informeren over door de Stichting voor haar donateurs te organiseren activiteiten;
• om een meningsverschil tussen bijvoorbeeld u en de Stichting op te lossen.
Hoe komt de Stichting aan de informatie?
In de meeste gevallen levert uzelf informatie aan bij de aanmelding bij de Stichting. Ook houdt de Stichting zelfinformatie bij.
Geeft de Stichting mijn persoonsgegevens aan anderen?
Soms, slechts in beperkte gevallen. Als andere bedrijven werk doen voor de Stichting dan ontvangen ook zij gegevens over u als dat nodig is. Denk bijvoorbeeld aan de leverancier van digitale middelen, een bedrijf dat de administratievoor de Stichting doet of de verzending van het blad van de Stichting verzorgt. Met deze bedrijven maakt de Stichting altijd duidelijke, schriftelijke afspraken zodat uw gegevens ook daar goed beschermd zijn.
Hoelang worden donateursgegevens bewaard?
De Stichting bewaart uw persoonsgegevens, digitaal en eventueel op papier, niet langer dan nodig is. De Stichting kijkt altijd eerst waarom de gegevens zijn verzameld en besluit dan hoe lang ze worden bewaard. De meeste informatie wordt verwijderd uiterlijk drie jaar nadat u geen donateur meer van de Stichting bent. Soms is het wettelijk nodig om gegevens langer te bewaren.
Welke rechten heeft u als donateur?
U kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die door de Stichting over u worden gebruikt. Ook kunt u de Stichting vragen gegevens aan te passen als u vindt dat de informatie niet klopt of onvolledig is. De Stichting is verplicht om persoonsgegevens te wissen of niet meer te gebruiken als de gegevens niet meer nodig zijn, u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen het gebruik daarvan. Daarnaast hebt u het recht om de gegevens, die u ooit zelf aan de Stichting hebt gegeven mee te nemen. De Stichting geeft als u daarom vraagt deze gegevens altijd op een gemakkelijk toegankelijke manier aan u mee of stuurt deze op uw verzoek naar een derde partij.
Vindt u dat de Stichting niet zorgvuldig genoeg omgaat met uw persoonsgegevens?
Neem dan eerst contact op met de Stichting om dit te bespreken. Helpt een (telefoon)gesprek met de Stichting niet en blijft u ontevreden? Dan kunt een klacht indienen. Dan kunt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens via een contactformulier op haar website (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) een melding doen. De Autoriteit Persoonsgegevens kijkt dan of er een reden is om een onderzoek te starten.
Toestemmingsformulier gegevensverwerking
De Stichting heeft voor u deze ‘vraag- en antwoordtoelichting’ opgesteld om uit te leggen hoe de Stichting omgaat met informatie (persoonsgegevens) betreffende haar donateurs. Samen moeten wij echter nog enkele stappen zetten. De eerste stap is dat de Stichting u bij dezen met klem verzoekt het vinkje voor de privacy wetgeving aan te vinken in het aanmeldformulier. Vervolgens zorgt de Stichting voor deugdelijke archivering van uw gegevens.
Waar geeft u akkoord op?
Het akkoord betreft:
• het voeren van administratie
• het bekend maken van informatie over de organisatie en activiteiten van de Stichting
• informeren wat er bij de Stichting gebeurt
Met name het laatst genoemde punt wordt door donateurs en andere geïnteresseerden erg op prijs gesteld. Er is grote betrokkenheid bij de Stichting. Door middel van het delen van beelden, presentaties en teksten op de website, social media en regionale kranten, kan de Stichting haar activiteiten onder de aandacht brengen en delen.